Друзья, в этом посте хочу рассказать про того, как можно определить перечень бизнес-процессов, которыми мы планируем заниматься в проекте оптимизации/ автоматизации и понять их границы.
Конечно же перед стартом любого проекта нам надо согласовать с Заказчиком проекта его цель, определить стейкхолдеров, сформировать команду проекта и сделать прочие важные вещи, связанные с проектными управлением. В данном посте мы про организацию проекта говорить не будем, а просто допустим, что мы уже хорошо представляем нашу задачу, сроки в течении которой мы её будем делать и у нас есть для этого необходимые ресурсы. Допустим цель звучит примерно так : -«Ускорить обработку поступающих заявок от клиентов в 2 раза».
В проектах оптимизации и автоматизации вам в любом случае придется начать с детализации задачи, определения перечня процессов и уточнения их границ. В простейшем случае последовательность этапов такого проекта будет выглядеть так:
Итак, давайте поговорим про идентификацию процессов и уточнение их границ. Один из распространенных способов — это «нарезка» процессов на основе дерева продуктов/результатов. В общем виде ваша последовательность действий такова:
1. Определение и фиксация целей по анализу и моделированию (то что вы хотите достичь, цели)
2. Определение укрупненного наименования и предварительных границ процесса (откуда стартует, где заканчивается)
3. Определение ключевых заинтересованных лиц (Поставщик, Потребитель процесса)
4. Определение итогового ценного (для Потребителя) конечного результата
5. Определение промежуточных результатов, которые ведут к конечному (дерево результатов)
6. Определение последовательности шагов для получения каждого результата
Т.е. вы сначала определяете ключевые результаты, ценные для внешнего или внутреннего потребителя, а затем определяете последовательность шагов, которые приводят к тому или иному результату. Суммарно, это и будет ваш перечень бизнес-процессов.
Поясню это на простом примере (пример упрощенный, только для понимания изложенного). Например, мы пытаемся определить набор процессов в рамках направления деятельности «Обработка заказов от клиентов». Мы знаем, что при обработке заказов мы имеем следующие важные промежуточные результаты: «Заказ полученный от клиента», «Подтвержденный заказ», «Собранный и упакованный заказ», «Доставленный заказ». Таким образом у нас получается такое дерево ключевых результатов:
Далее, мы определяем последовательность действий, которые нужно выполнить чтобы получить каждый из этих результатов. При этом, на первом этапе моделирования, эта последовательность может быть достаточно укрупненной. Этого будет достаточно для понимания границ процессов. Итак, у нас есть 4-е результата и соответственно будет цепочка из 3-х процессов, каждый из которых имеет свой «вход» и «выход». Т.е. получается следующий набор процессов:
Таким образом мы определили предварительный перечень бизнес-процессов, их «входы» и «выходы». Теперь исходя из понимания сути и результатов бизнес-процессов нужно определить их Владельцев. А далее, совместно с Владельцами процессов, формируется рабочая группа по их анализу, формированию целевых моделей процессов «to be» и автоматизации.
Конечно же в процессе работы с бизнес-процессами их перечень, границы, детальные модели и Владельцы могут изменяться. Это нормальная практика по подержанию вашей процессной иерархии в актуальном состоянии.
